"לא רוצה הפתעות – לא רעות ולא טובות" זה המשפט שנאמר לי רגע לפני שנלחצו הידיים ויצאנו לדרך עם פרויקט חדש. יתכן ועמידה בהתחייבות זו הינה המפתח להצלחה בפרויקטים בכלל ובפרויקטי BI בפרט.

במהלך השנים אחרונות חרטה חברת ליבי על דגלה את המונח – "במקום הפתעות, תוצאות". בשורות הבאות, על קצה המזלג ועפ"י ניסיון מצטבר של עשרות שנות אדם תובא לפניכם סקירה על אופן ביצוע הפרויקטים הייחודי מבית ליבי טכנולוגיות והמתודולוגיה בדרך להצלחת הפרויקט על כל היבטיו וכמובן ללא הפתעות. 

אחת התובנות שהתגבשה בחברת ליבי טכנולוגיות בהתבסס על ביצוע פרויקטי BI רבים ומגוונים הינה מסע קצר בזמן ל"סוף הפרויקט" – מה אמורים להיות תוצרי מערכת ה- BI בסוף הדרך -תחילה נסמן את המטרה ורק אח"כ נסלול את הדרך היעילה, הזולה והקצרה ביותר להגיע אל המטרה.

 

 

מושגי יסוד

 

רגע לפני שיצאנו אל הדרך נגדיר מהם מושגי היסוד שישמשו אותנו במהלך ביצוע הפרויקט הנדרש.

אז מהו בעצם פרויקט ? פרויקט הנו מאמץ זמני ומתוכנן, הנעשה במטרה ליצור מוצר או שירות ייחודיים. לכל  פרויקט יש מועד ברור ומוגדר של התחלה וסוף – הפרויקט מסתיים כאשר מוגש תוצר. הפרויקט הוא בעל שלבים ותפוקות מוגדרים מראש, והוא מתבצע במסגרת לוח-זמנים והקצאת משאבים מתוכננים מראש.  לאור זאת, על מנת להגדיל סיכויי הצלחת פרויקט, יש להשתמש בביצועו במתודולוגיות מבוססות אשר שימשו בהצלחה ע"י חברת ליבי טכנולוגיות לפרויקטים בשטח.

 

כעת נגדיר מספר מושגים חיוניים שילוו אותנו במהלך ביצוע הפרויקטים :

• תוצר: ישות הניתנת לבקרה ולאישור

• תכולת פרויקט: תרגום מטרות הפרויקט למשימות

• תזמון: קביעת מועדי התחלה וסיום ולפעילויות הפרויקט

• תקצוב: הערכת עלויות של פעילויות הפרויקט

• משאבים: הקצאת משאבים (כסף, ציוד, כוח אדם) לביצוע הפעילויות

• בקרת פרויקט: עמידה במטרות מוגדרות/לוחות זמנים/מסגרת עלויות

• ניהול סיכונים בפרויקט: הערכות הגורמים העלולים להוביל לתוצאות שאינן רצויות ומידת הסבירות לכך; היערכות למניעה ו/או לתיקון נזקים.

 

 

מנהל הפרויקט

 

כל משימה במהלך חיי הפרויקט מחייבת ניהול. על כל משימה במהלך חיי הפרויקט - פשוטה, מורכבת, קצרה או ארוכה להיות מבוקרת ומנוהלת ע"י מנהל פרויקט יעודי שהוגדר מראש לביצוע המשימה. ניהול פרויקט הינו מקצוע המשלב אומנות, מדע וחשיבה לוגית והוא שילוב של ידע, מיומנות, כלים וטכניקות לפעילויות על מנת לעמוד ביעדים שהוגדרו.

מנהל הפרויקט "נכנס" לפרויקט בנקודות זמן שונות: ייזום, בחינת הפרויקט; או ניהול תוכנית שהתהוותה ע"י גורם אחר. 

מנהל הפרויקט הינו הגורם האחראי על הגדרת היעדים למשימות בפירוט מספק ומתן אפשרות תיקון בעתיד (אם יתעורר הצורך), הקצאת וניהול כוח האדם המעורב בפרויקט, ניהול זרימת האינפורמציה בין הספק, הלקוח וצוות הפרויקט, ניהול איכות התוצרים על מנת שהתוצאות תהיינה מספקות, ניהול תקציב כך שהפרויקט יבוצע במינימום מחיר (עלויות ממשיות), ותוך שמירה על גבולות התקציב, ניהול לוחות זמנים ועמידה במשימות בהתאם למה שהוגדר וכמובן ניהול מו"מ על תכולת הפרויקט ומשימות המשך. 

 

 

צוות מנצח

 

לפני הכול יש לדעת ולהפנים כי האנשים בצוות הפרויקט הם הגורם מס' 1 בחשיבותו להצלחת הפרויקט. לכן יש לשים דגש בבחירת וארגון צוות הפרויקט, בדיקת ווידוא המוטיבציה של חבריו, התאמת אנשי המקצוע למשימות, פיתוח הקריירה המקצועית, האיזון בין הפרט והצוות, ותקשורת בהירה בצוות – בחירה לא נכונה של צוות הפרויקט ייתכן ותסיט את תשומת הלב הנדרשת בדרך להצלחת הפרויקט.

 

 

יוצאים לדרך

 

לא פעם, בימיו הראשונים של ביצוע הפרויקט נתקלים מנהלי הפרויקטים בתסמונת ה"שמיכה הקצרה" – יותר מידי תכולה, פחות מידי תקציב, הזמן קצר ויש לספק תוצרים באיכות גבוה מאוד – זה מה שיש.

חברת ליבי טכנולוגיות גיבשה לעצמה מתודולוגיה מובנית ומוכחת בכדי להתגבר על תסמונת זו המתבססת על השלבים הבאים : הגדרת הזמן והמשאבים הנדרשים, הגדרת התכולה ואיכות התוצרים, וניצול נכון של התקציב שהוגדר עבור הפרויקט.

 

זמן ומשאבים

 

השלב הראשון בניהול הפרויקט הינו הגדרת הזמן והמשאבים הנדרשים להצלחת הפרויקט. הגדרת המשאבים ברמה כללית מתבצעת בשלב מכירת הפרויקט. מייד עם התנעת הפעילות יש להגדיר באופן מפורט את משאבי כוח האדם, התוכנה והחומרה הנדרשים לביצוע מוצלח של יישום המערכת. יש לוודא כי תוכנית העבודה תכלול פירוט מרבי של המשימות, התלויות והמשאבים הן מצד הלקוח והן מצד הספק. תוכנית העבודה המפורטת תגובש בשיתוף הלקוח ותופץ לכל הגורמים הרלוונטיים. תוכנית עבודה תתחשב בחופשות מתוכננות, מגבלות קיימות ותאפשר כמה שניתן עבודה מקבילית על משימות בכדי למנוע צווארי בקבוק.

 

תקציב הפרויקט

 

לאורך כל חיי הפרויקט על מנהל הפרויקט לבצע בקרה תקציבית אל מול התקציב שאושר לביצוע הפרויקט. לרוב בפרויקטי תוכנה ככלל ובפרויקטי BI בפרט רוב תקציב הפרויקט מופנה לטובת משאבי כוח האדם. לכן סטיות מתוכנית העבודה המקורית יגררו בהכרח פריצה של המסגרת התקציבית שהוגדרה עבור יישום המערכת.

עפ"י הניסיון הרב של חברת ליבי ביישום מערכות BI "עם האוכל בא התיאבון" – בשלבים מוקדמים של יישום המערכת ולאחר הצגה ראשונית לנציגי המשתמשים נפתחות העניים ועלות דרישות נוספות להרחבות ושיפורים – מומלץ להשאיר תקציב ייעודי עבור דרישות נוספות אלו.

 

 

תוצרים ואיכות

 

ניהול הפרויקטים המתבצעים בהצלחה מרובה ע"י חברת ליבי טכנולוגיות מתבצע עפ"י מתודולוגיה הכוללת את השלבים הבאים, חשוב לציין כי סדר השלבים אינו מקרי וחובה שיתבצע בסדר המתואר.

 

 

 אפיון הדרישות : התהליך כולל ביצוע פעילות אפיון פונקציונאלי וטכני של המערכת הנדרשת, והכנת מסמך שמטרותיו תיעוד דרישות הלקוח, והוא בא לשמש כבסיס להשוואת התוצר הסופי המסופק ללקוח, יצירה שפה משותפת לצורך המשך הפעילות, והבאת הלקוח לקבל החלטות עכשיו ולא "בהמשך..." 

מסמך זה יכלול ניהול גרסאות מסמך, ניהול סבבי אישורים של תכולת המסמך, תיאור מצב קיים באתר הלקוח, מיפוי הנושאים שהמערכת אמורה לפתור, תיאור הפתרון המוצע, צילומי מסך של המערכת העתידית ודרישות תוכנה/חומרה/אילוצים/הנחות עבודה.

רמת הפירוט הנדרשת גבוהה מאוד. זה צריך להיות מסמך שאינו משתמע לשתי פנים, ותמיד יש לזכור כי מה שברור לך, לא בהכרח ברור ללקוח. 

 

 פיתוח/יישום: מטרת שלב זה הינה מימוש דרישות הלקוח ולכן חשוב מאוד להקפיד כי פיתוח/ יישום המערכת יתחיל רק לאחר אישור מסמך האפיון ע"י הלקוח - בסבירות גבוהה מאוד, פיתוח מערכת טרם אישור לקוח יגרור חריגה של 50% לפחות מלוחות הזמנים המתוכננים. 

מומלץ מאוד לתאם מצגת אימות בשלבי הפיתוח הראשונים במטרה להציג אב טיפוס/תכולה מצומצמת של המערכת המיועדת, ולדאוג לשיתוף הלקוח בשלבי הפיתוח, מה שימנע מחלוקות בעתיד - שיתוף הלקוח יספק הרגשת ביטחון למעורבים בפרויקט, כאשר התדירות תקבע בהתאם לשלבי הפיתוח ולאופי הלקוח. 

משימות הפיתוח יגזרו ממסך האפיון שאושר ע"י הלקוח. שינויים במשימות הפיתוח יאושרו ע"י מנהל הפרויקט והלקוח. 

במידת האפשר, יש לפתח את המערכת בצורה מודולארית. קטעי קוד יתועדו בצורה מסודרת תוך כדי הפיתוח , ובתום שלב פיתוח תתבצע ע"י התוכניתן או המיישם Unit Test על התוצרים שפיתח.

 

 בדיקות מסירה : בדיקות מסירה הן שלב חשוב מאוד בפרויקט, והן יתבצעו ע"י "זוג עיניים" נוספות, ולא ע"י המיישם/המפתח, תכנון הבדיקות יתבצע על פי הפורמט הבא:

STP – Software Test Plan – תוכנית בחינת התוכנה

STD – Software Test Details – פרטי בחינת התוכנה

STR – Software Test Results – תוצאות בחינת התוכנה

 

שלבי הבדיקה יהיו : Sanity Test – בחינת תקינות, Internal test – בחינה פנימית וExternal Test – בחינה חיצונית, כמובן המעבר בין שלבי הבדיקה יהיה בכפוף להשלמת והצלחת השלב המקדים. הבדיקות יתבצעו בהתאם לתוכנית הבדיקות. התקלות שיתגלו יתוקנו ע"י המפתח/מיישם, וייבדקו במסגרת סבב בדיקות נפרד. במסגרת בדיקת תיקון יש לקחת בחשבון השלכות על תוצרים אחרים שאולי נפגעו. כל תוצאת בדיקה תתועד במסמך ה- STR  (תוצאות בחינת התוכנה). 

 

 בדיקות קבלה : מיד בתום שלב בדיקות המסירה המתבצעות ע"י נציגי הספק המערכת תעבור לשלב בדיקות הקבלה. בדיקות הקבלה יתבצעו ע"י נציגי הלקוח הבקיאים בדרישות המערכת - יש לבצע הדרכה וסקירה מקדימה לנציגי הלקוח אודות השימוש הפונקציונאלי במערכת.

נציג הלקוח יבדקו את המערכת אל מול מסמך האפיון ומסמך STR. תקלות שיתגלו יועברו לטיפול המיישם/תוכניתן, ולביצוע בדיקה נקודתית נוספת.

 

 הטמעת המערכת : הקסם של כל פרויקט טמון בהטמעת המערכת כהלכה, הביצועים של מערכת המידע מבוססים על שביעות הרצון ועל המוטיבציה של המשתמש, ולכן יש להכיר מיהם המשתמשים. הבעיה הינה שבדרך כלל הכנסת מערכת מידע נתקלת בהתנגדות פנימית בארגון לכל שינוי בתהליכי העבודה, והתנגדות לכל שינוי התנהגותי – מה שדורש ליווי המשתמשים לאורך כל הדרך. הקריטריון המרכזי שיבחן לאחר של הטמעת המערכת לא יהיה האם המערכת עובדת כהלכה, אלא האם הארגון עובד עם המערכת. 

 

 

אז הצלחנו או נכשלנו ?

 

כמובן, המטרה העיקרית בסופו של תהליך הינה ליישם מערכת למופת אך לא פחות חשוב ליישם מערכת לשביעות רצונם ולשימושם התדיר של משתמשי המערכת המיועדים. אז מהם בעצם הקריטריונים להצלחת פרויקט ? עמידה במפרטים שנגזרו מדרישות הלקוח, עמידה בלוחות הזמנים ואילוצי התקציב, שחרור מהדורה מתואמת עם הלקוח, שיפור ביצועים מוכח אצל הלקוח, מעבר חלק לתחזוקה ופעילות שוטפת.

יש לזכור שלקוח מרוצה הוא לקוח ממליץ, וכי הפרויקט שהסתיים הינו תחילתו של הפרויקט הבא.

 

למרות שאנו שואפים להצלחה, ועושים הכול להצלחתו של הפרויקט, יש לקחת בחשבון גם כישלון.

סביר להניח כי הסיבות לכישלון הפרויקט יהיו אחד או יותר מהסיבות הבאות : אין הגדרה מדויקת של תכולת הפרויקט /  הגדרת הפרויקט משתנה תוך כדי הביצוע, כוח אדם לא מתאים לביצוע המשימות, אין הקשבה לבקשות הלקוחות – "אנו יודעים טוב יותר מה הלקוח צריך", דחיית לוח הזמנים על מנת לעמוד במפרט / כי חסרים נתונים (אף פעם לא יהיו מספיק נתונים), התעלמות מבעיות "קטנות" – מה שהתעלמנו ממנו כשהיה קטן, יחזור, ובגדול, בזמן הכי פחות מתאים. או חוסר ניהול פרטני של הפרויקט. 

 

המשולש הבלתי אפשרי

 

אז איך מצליחים ? איך מבצעים פרויקט מוצלח הכולל את משולש התכולה והאיכות, הזמן והמשאבים ותקציב הפרויקט ? נראה כי משימה זו הינה על סף בלתי אפשרית. אנו בחברת ליבי טכנולוגיות מצאנו את הנוסחא להצלחה ובשתי מילים "תיאום ציפיות" - "לא רוצים הפתעות – לא רעות ולא טובות".